OLVG betrekt patiënt bij dagelijks zorgplan met verbeterde artsenvisite
Bij het OLVG was grote ontevredenheid over de dagelijkse artsenvisite, waarin er nauwelijks betrokkenheid was van de patiënt. Tijd voor een nieuwe aanpak! In het project ‘De Heilige Visite’ werkte het OLVG toe naar een multidisciplinair gesprek aan het bed.
Een cirkel van frustratie, chaos en inefficiëntie; zo omschrijft Gabriëlla Kuijpers, verpleegkundige op de afdeling Chirurgie van het OLVG, de voormalige artsenvisite. Geen structuur en slechte onderlinge afstemming zorgden ervoor dat verpleegkundigen zich niet gehoord voelden, artsen de juiste informatie misten en de patiënt nauwelijks aan het woord kwam.
“De visite werd gelopen op de gang, waar de verpleegkundige met de arts over de patiënt sprak”, schetst Kuijpers de oude situatie. “Tijdens dat rondje maakten ze een voorlopig zorgplan, dat ze vervolgens herhaalden aan het bed van de patiënt. Samen beslissen was hier dus ver te zoeken. Omdat er na de visite nog overleg moest plaatsvinden met de supervisor of aanvullende informatie verzameld moest worden, duurde het daarnaast vaak lang voor de uitvoering van vervolgstappen. De patiënt bleef vaak met vragen achter.”
Aanpak
Het project ‘De Heilige Visite’ waarmee de afdeling Chirurgie in 2019 startte, moest de visite grondig reorganiseren en de patiënt veel meer centraal zetten. De keuze hierbij viel op een LEAN-aanpak. Eerst werd het huidige proces onder de loep genomen, waarna een nulmeting volgde onder zowel artsen en verpleegkundigen als patiënten.
Knelpunten en verspillingen werden in kaart gebracht en geprioriteerd. Het oplossen ervan betekende vervolgens veel overleg, ook met andere afdelingen. “Met de keuken is er bijvoorbeeld een regeling dat ontbijt en visite nu op elkaar zijn afgestemd,” zegt Peter Bocxe, senior adviseur Kwaliteit, die samen met Kuijpers het project leidde. “En met het lab zijn er afspraken over een vervroegd prikmoment om zes uur ’s ochtends, zodat de bloedwaarden bij patiënten waar nodig al voor de visite bekend zijn.”
Duidelijke structuur
Het project leidde uiteindelijk tot een duidelijke structuur voor de gang van zaken rondom de visite. Een belangrijke stap hierin is het verzamelen van alle informatie die nodig is om samen met de patiënt een goed zorgplan te maken. De avondarts bepaalt de avond van tevoren bij welke patiënten bloedprikken nodig is. En in de overdracht van de nachtverpleegkundige aan de ochtenddienst zit een standaard check of de nodige metingen zijn gedaan. De visite zelf? Die vindt nu plaats bij de patiënt aan het bed, met een multidisciplinair team van arts, verpleegkundige en supervisor.
Instrumenten
Om patiënten voor te bereiden, ontwikkelde het OLVG een folder met algemene informatie over het doel en de inhoud van de visite, wat de patiënt hiervan kan verwachten en ook wat er van de patiënt wordt verwacht. Deze ontvangen patiënten bij opname. Onderdeel van de folder is een formulier met veelgestelde vragen, om de patiënt op weg te helpen. Patiënten kunnen gedurende de hele dag, dus ook als hun naasten op bezoek zijn, vragen opschrijven die ze tijdens de visite willen bespreken.
In het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) is een vaste plaats ingericht voor een ‘visite-navigator’, wat ervoor zorgt dat de stappen in de nieuwe structuur telkens volledig worden doorlopen.
Resultaten
De visite is nu veel meer een samenspel van arts, verpleegkundige én patiënt, ervaart Kuijpers. “Als het goed loopt, voelt het bijna als een choreografie waarin iedereen zijn rol weet en zijn deel doet.” Doordat alle benodigde gegevens paraat zijn en het hele zorgteam aanwezig is, kunnen vervolgacties ter plekke in gang worden gezet. Zo is het inplannen van bijvoorbeeld een operatie voor dezelfde middag mogelijk, of weet een patiënt al om acht uur ’s morgens dat hij naar huis mag. De ligduur is hierdoor regelmatig een dag korter.
De patiënt ervaart de nieuwe visite als positief, zo blijkt uit effectmetingen. Er is een stijging van de patiënttevredenheid van 7 naar 7,9 en ook de Netto Promotor Score laat een stijging zien: van 3 naar 34. “Als ik ernaar vraag, geven patiënten aan dat ze zich gezien voelen”, aldus Kuijpers. “Ze waarderen het dat ze betrokken en geïnformeerd worden. Ze hebben er vertrouwen in dat het zorgteam echt weet wat er speelt en wat voor de patiënt belangrijk is.”
Mooi resultaat is ook dat de visite nu drie kwartier sneller verloopt dan in de oude situatie. Kuijpers: “Samen beslissen levert ons dus juist tijd op. De winst zit hem in tal van kleine stapjes. Zo’n folder uitdelen kost bijvoorbeeld nauwelijks tijd, maar zorgt wel voor een betere voorbereiding van de patiënt. En dat scheelt vragen of onduidelijkheid op een later moment.”
Inmiddels rollen ze De Heilige Visite ook op andere afdelingen uit.
Stimulans
Een multidisciplinaire aanpak waarbij teamleden open staan voor elkaars meningen en belangen, was een succesfactor in het project. “We hebben steeds alle specialismen binnen de afdeling betrokken en hen gestimuleerd oog te hebben voor de uitdagingen voor het andere specialisme. Ook hebben we na iedere stap weer een terugkoppeling en evaluatie”, zegt Kuijpers. “Daardoor is het echt een project van het hele team, en niet iets dat van bovenaf werd opgelegd.”
Belemmeringen
In het begin hebben Kuijpers en Bocxe onderschat met hoeveel partijen overleg nodig was. Kuijpers: “De nieuwe visite heeft gevolgen voor allerlei processen eromheen, zoals de keuken en het lab. Daarin heb je met veel belangen te maken.” Het vergde veel praten en buiten de kaders denken, waardoor het project langere tijd nodig had dan de gemaakte inschatting vooraf.
Een andere belemmering was dat sommige artsen niet makkelijk meegingen in de nieuwe werkwijze. Daarom koos het OLVG ervoor om de teamleider van de afdeling in te zetten om medewerkers te stimuleren de switch te maken. Zo wordt het niet iets dat tussen arts en verpleegkundige komt in te staan.
Tips
Samen beslissen implementeren in de artsenvisite? Dit zijn de tips van het OLVG:
- Voer een open gesprek over de visite in je organisatie en neem het team mee in de besluitvorming. Zo voelen mensen zich betrokken en creëer je draagvlak.
- Verspreid een formulier waarop patiënten vragen aan de arts kunnen schrijven. Verwerk de vragen in het EPD.
- Zorg voor een aanpassing in de actuele informatie rondom de patiënt en het EPD.
- Doe telefoons aan de kant en laat ze bijvoorbeeld achter bij de oudste van dienst. Dit bevordert de concentratie.
- Houd geen voorbespreking tussen arts en verpleegkundigen, maar voer de hele visite direct aan het bed. Werk acties daarna direct uit.
- Volg een vaste gespreksstructuur, dat is duidelijk voor de patiënt. Bouw hierbij ruimte in voor vragen van de patiënt, om te voorkomen dat de visite vooral ‘zenden’ van informatie wordt.
- Vat afspraken samen en pas daarbij de LEAN-stappen toe: ‘Plan, Do, Act, Check’.
- Zorg dat de supervisor bij de visite aanwezig is, waardoor er kwaliteit en continuïteit is.
- Houd de visite binnen het team op de agenda, blijf bijstellen en evalueren.
Kosten
Buiten de geïnvesteerde uren van medewerkers, kostte het project nauwelijks geld. Het inbouwen van de visite-navigator vroeg een eenmalige uitgave. Daarnaast kost de productie van de folder en formulieren een klein bedrag.
Meer praktijkvoorbeelden
Bekijk meer praktijkvoorbeelden over het thema Samen beslissen